تجمع وحدة المستندات المجلدات والملفات وإصدارات المستندات ومسارات المراجعة واتفاقيات التسمية وقوالب مجلدات المشاريع في مساحة عمل واحدة.

استخدمها لتنظيم الملفات العامة وملفات المشاريع، وتحديد المسؤولين عن رفعها، ومراجعة المستندات الخاضعة للتحكم، ومتابعة سجل التغييرات والقرارات.

يميّز Fabritec بين الملفات العادية، التي تُحفظ دون سير عمل للمراجعة، والمستندات الخاضعة للتحكم، التي يكون لها مستخدم مسؤول عن الرفع، وخطوات مراجعة، وإصدارات، ومهمة مرتبطة بها.

الوصول إلى المستندات

انتقل إلى:

القائمة الرئيسية ← المستندات

تتضمن مساحة العمل العامة ست علامات تبويب: الملفات، والمستندات المطلوبة، ومراجعاتي، وسير العمل، والتسمية، وهيكل المجلدات. وتختلف علامات التبويب والإجراءات المتاحة حسب صلاحياتك.

تتضمن شجرة المجلدات المجلدات العامة وفرع Projects (المشاريع) للتنقل إلى مستندات المشاريع التي تملك صلاحية الوصول إليها.

مقال ذو صلة: للتعرّف على كيفية العمل على المستندات داخل مشروع محدد، راجع مقال مستندات المشروع ضمن وحدة المشاريع.

علامات تبويب المستندات

علامة التبويب	الاستخدام
الملفات	استعراض المجلدات، ورفع الملفات العادية، وإنشاء المستندات الخاضعة للتحكم، وإدارة الأذونات، والاطلاع على الإصدارات وسجل النشاط.
المستندات المطلوبة	عرض المستندات التي تنتظر رفع إصدارها الأول أو إصدار معدّل بعد المراجعة.
مراجعاتي	عرض المستندات التي أُسندت إليك خطوة المراجعة الحالية فيها.
سير العمل	إنشاء تسلسلات قابلة لإعادة الاستخدام لخطوات مراجعة المستندات وإدارتها.
التسمية	تحديد أنماط قابلة لإعادة الاستخدام لأسماء الملفات وتطبيقها على المجلدات.
هيكل المجلدات	إعداد هياكل مجلدات وإعدادات قابلة لإعادة الاستخدام في المشاريع الجديدة.

قبل البدء: الوصول والصلاحيات

يعتمد الوصول إلى المستندات على صلاحياتك في النظام، وصلاحيات المجلد الفعلية، وأي قيود مطبّقة على الملف أو المستند المحدد.

الصلاحية أو متطلب الوصول	ما يتحكم فيه
عرض الملفات	الوصول إلى مساحة عمل المستندات. وهي مطلوبة حتى للمجلدات التي فُعّل فيها خيار «مرئي للجميع».
رفع الملفات	إنشاء المجلدات العامة في المستوى الرئيسي داخل المستندات. ولا تمنح هذه الصلاحية وحدها حق رفع إصدارات المستندات الخاضعة للتحكم.
إدارة المستندات وسير العمل	إدارة قوالب سير العمل، وإنشاء المستندات الخاضعة للتحكم وضبط إعداداتها، وإعداد سير العمل للمجلدات. وتلزم أيضًا صلاحيات المجلد المناسبة.
رفع إصدارات المستندات	رفع الإصدار الأول والإصدارات البديلة للمستندات الخاضعة للتحكم، بما في ذلك تسجيل ساعات العمل عند الإرسال. وتلزم أيضًا صلاحية الرفع داخل المجلد.
إدارة اتفاقيات التسمية	إنشاء اتفاقيات التسمية وتعديلها واستنساخها وحذفها.
عرض قوالب هيكل المجلدات / إدارتها	عرض قوالب مجلدات المشاريع أو إدارتها.
التعيين كمراجع في الخطوة الحالية	اعتماد المستند أو رفضه في خطوة المراجعة الحالية. ولا تمنح صلاحيات الإدارة وحدها حق تنفيذ مراجعة أُسندت إلى مستخدم آخر.

قد يكون الإجراء غير متاح بسبب نقص الصلاحيات، أو قفل الإصدار، أو اكتمال سير العمل، أو وجودك في موقع يديره النظام. ولا يؤدي الانتقال إلى علامة تبويب أخرى إلى تجاوز هذه القيود.

1. الملفات

تُعد علامة تبويب الملفات مساحة العمل الرئيسية للمجلدات والملفات العادية والمستندات الخاضعة للتحكم.

التعرّف على الواجهة

تتيح لك شجرة المجلدات في الجانب الأيمن توسيع المجلدات والتنقل بين المواقع. ويعرض مسار التنقل أعلى المحتويات موقعك الحالي. استخدم زر إظهار لوحة المجلدات أو إخفائها للتحكم في ظهور الشجرة.

تعرض منطقة محتويات المجلد في الجانب الأيسر الملفات والمجلدات الفرعية الموجودة مباشرةً داخل المجلد المحدد.

العمود	الوصف
الاسم	اسم الملف أو المستند أو المجلد. وتساعد الأيقونات في تمييز المجلدات والمستندات والعناصر المقفلة والعناصر التي يديرها النظام.
الإصدار	الإصدار الحالي المرفوع، عند وجوده.
الحجم	حجم الملف، عند توفره.
تاريخ آخر تعديل	تاريخ التعديل المسجّل. ويُستخدم تاريخ الإنشاء عند عدم وجود تاريخ تعديل.
الحالة	يوضح أن العنصر مجلد، أو يعرض الحالة الحالية للمستند الخاضع للتحكم. ولا تكون للملفات العادية حالة مراجعة.
إجراءات العنصر	قائمة النقاط الثلاث التي تتضمن الإجراءات المتاحة للعنصر.

استخدم محدد الأعمدة لإظهار الأعمدة الاختيارية أو إخفائها، ومنها سير العمل، والامتداد، وتاريخ الإنشاء، وأُنشئ بواسطة، وآخر تعديل بواسطة، وداخل المجلد في نتائج البحث.

تظل أعمدة التحديد والاسم وإجراءات العنصر متاحة. وتُحفظ تفضيلات الأعمدة في المتصفح، ويتضمن محدد الأعمدة خيارًا لإعادة الضبط. وعند عدم تسجيل المستخدم الذي أجرى آخر تعديل، يعرض عمود آخر تعديل بواسطة المستخدم الذي أنشأ العنصر.

البحث والفرز وتغيير طريقة العرض

أدخل اسمًا في حقل البحث في هذا المجلد للبحث داخل المجلد المحدد ومجلداته الفرعية. ولا تظهر في النتائج إلا العناصر المسموح لك بعرضها. ويوضح عمود داخل المجلد المجلد الذي يحتوي على كل نتيجة.

يطابق البحث أسماء الملفات والمجلدات، ولا يبحث في النصوص الموجودة داخل المستندات. وعند بدء البحث من مجلد مخصص للتنقل فقط، يمكن أن تظهر العناصر المتاحة لك في المجلدات التابعة له، دون أن يمنحك ذلك صلاحية الوصول إلى محتوياته المحمية.

استخدم أداة الفرز لترتيب العناصر حسب المعايير المتاحة، ومنها الاسم، والحجم، والإصدار، وتاريخ آخر تعديل، وتاريخ الإنشاء، بترتيب تصاعدي أو تنازلي. وتظل المجلدات مجمّعة قبل الملفات.

استخدم زر تبديل العرض للانتقال بين الجدول وبطاقات الملفات. وانقر على تحديث لإعادة تحميل العرض الحالي.

تصفية العناصر حسب الحالة

عامل التصفية	ما يعرضه
الكل	العناصر المتاحة لك في المجلد الحالي، بما فيها المجلدات الفرعية الموجودة مباشرةً داخله.
معتمد	المستندات الخاضعة للتحكم التي اكتمل سير عمل مراجعتها.
قيد المراجعة	المستندات الخاضعة للتحكم التي لديها خطوة مراجعة نشطة.
تعديلات مطلوبة	المستندات الخاضعة للتحكم التي رُفضت في خطوة المراجعة الحالية وتحتاج إلى رفع إصدار بديل.

تعكس الأعداد جميع المحتويات المتاحة لك، وليس فقط العناصر الموجودة في الصفحة المعروضة. كما تظهر المستندات التي لم يُرفع لها أي إصدار في علامة تبويب المستندات المطلوبة.

بالنسبة للمستندات الخاضعة للتحكم التي يتوفر لك إجراء عليها، تظهر أيقونة إجراء سريع بجانب الاسم تتيح مراجعة المستند، أو رفع إصداره الأول، أو رفع إصدار جديد عند طلب تعديلات. وتكون الأولوية لإجراء المراجعة عندما يكون هو الإجراء التالي المسموح لك بتنفيذه. وتفتح الأيقونة نافذة الرفع أو المراجعة نفسها المستخدمة في المواضع الأخرى داخل المستندات.

تحديد عدة عناصر

حدد مربع الاختيار بجانب أحد العناصر لإظهار شريط إجراءات التحديد. وقد يتضمن، حسب العناصر المحددة وصلاحياتك، تنزيل، ونسخ، وقص، ورفع، وإعادة تسمية، ومسح التحديد، وحذف.

تُعرض الملفات على صفحات، بحد أقصى 50 عنصرًا في الصفحة. ويشمل خيار تحديد كل العناصر جميع العناصر المطابقة للمجلد وعامل التصفية الحاليين، أو جميع نتائج البحث المسترجعة، وليس الصفحة المعروضة فقط.

يُحتفظ بالتحديد عند الانتقال بين الصفحات أو تغيير طريقة العرض، بينما يُمسح عند تغيير المجلد أو عامل التصفية أو البحث.

لا يؤدي تحديد جميع العناصر في قائمة مجلد عادية إلى تحديد كل العناصر الموجودة في المجلدات المتداخلة تلقائيًا. ومع ذلك، قد تشمل الإجراءات المنفذة على مجلد محدد محتوياته، كما هو موضح أدناه.

إنشاء مجلد

افتح الموقع الذي تريد إنشاء المجلد فيه.

انقر على مجلد جديد.

أدخل اسم المجلد المطلوب، وحدد ما إذا كنت تريد تفعيل خيار مرئي للجميع.

انقر على إنشاء مجلد.

لإنشاء مجلد داخل مجلد آخر، افتح المجلد الأب أولًا، أو اختر مجلد فرعي جديد من قائمة النقاط الثلاث الخاصة به.

يتطلب إنشاء مجلد عام في المستوى الرئيسي صلاحية رفع الملفات. ويحصل منشئ المجلد على صلاحية التحكم الكامل بالمجلد في المجلد الجديد. أما إنشاء المجلدات الفرعية العادية، فيتطلب مستوى الوصول المناسب الذي يسمح بالتعديل.

لا يجوز أن تتضمن الأسماء أحرفًا محجوزة مثل \ / : * ? " < > |، أو أحرف تحكم، أو مسافات أو نقاطًا في بداية الاسم أو نهايته. كما توجد أسماء ومواقع رئيسية محجوزة لاستخدام النظام. وتُضاف لاحقة إلى أسماء المجلدات العادية المكررة.

إجراءات المجلد

افتح قائمة النقاط الثلاث الخاصة بالمجلد للاطلاع على الإجراءات المتاحة.

الإجراء	الاستخدام
فتح المجلد	استعراض محتوياته.
الأذونات	إدارة ظهور المجلد ووصول المستخدمين أو الأقسام إليه.
تعيين سير العمل	تحديد سير العمل للمستندات الخاضعة للتحكم التي ستُنشأ لاحقًا، مع إمكانية تعيين مراجعين افتراضيين.
تعيين اتفاقية التسمية	تطبيق نمط لأسماء الملفات داخل المجلد.
مجلد فرعي جديد	إنشاء مجلد داخله.
التفاصيل	الاطلاع على موقع المجلد وإعداداته ومعلومات الوصول إليه.
نسخ / قص	تجهيز المحتوى المؤهل للنسخ أو النقل.
إعادة تسمية المجلد	تغيير اسم مجلد عادي.
حذف المجلد	حذف مجلد عادي مؤهل ومحتوياته بعد التأكيد.

تتوفر للمجلدات التي يديرها النظام مجموعة محدودة من الإجراءات.

إدارة أذونات المجلد

افتح المجلد وانقر على الأذونات، أو اختر الأذونات من قائمة النقاط الثلاث الخاصة به.

تعرض نافذة أذونات المجلد اسم المجلد، ومعلومات الأذونات المباشرة أو الموروثة، وخيار مرئي للجميع، وقسمَي الأقسام والمستخدمون الأفراد.

انقر على إضافة قسم أو إضافة مستخدم، ثم حدد القسم أو المستخدم المطلوب.

اختر مستوى الصلاحية. وكرر الخطوات لإضافة مستخدمين أو أقسام أخرى عند الحاجة.

راجع إعداد الظهور، ثم انقر على حفظ.

استخدم زر الإزالة بجانب المستخدم أو القسم لإزالة الصلاحية الممنوحة له مباشرةً. ولا يمكنك إزالة صلاحية التحكم الكامل بالمجلد الممنوحة لك.

مستويات صلاحيات المجلد

المستوى	الوصول الذي يوفره
التحكم الكامل بالمجلد	عرض المجلد وتنزيل محتوياته والرفع والتعديل والإدارة، بما في ذلك الأذونات وحذف المجلدات المؤهلة. وتظل صلاحيات النظام الإضافية وقواعد الحماية سارية.
العرض والتنزيل والرفع والتعديل	عرض المحتوى المؤهل وتنزيله ورفعه وتعديله، وإنشاء المجلدات الفرعية العادية وإعادة تسميتها، ونسخ المحتوى المؤهل أو نقله. ولا يمنح هذا المستوى صلاحية إدارة المجلد.
العرض والتنزيل والرفع	استعراض المحتوى وتنزيله ورفعه، دون صلاحيات التعديل أو إدارة المجلد.
الرفع والتنزيل	رفع المحتوى وتنزيله، مع إمكانية رؤية المجلد ومعلومات ملفاته. ولا يشمل التعديل أو إدارة المجلد.
الرفع فقط	استعراض المجلد ومعلومات الملفات ورفع المحتوى، دون صلاحية تنزيل الملفات أو معاينتها.
العرض فقط	عرض المحتوى المتاح وتنزيله، بما في ذلك المعاينات المدعومة. ولا يشمل الرفع أو التعديل أو الإدارة.

يتضمن مستوى «العرض فقط» إمكانية التنزيل. أما مستوى «الرفع فقط» فلا يخفي قائمة محتويات المجلد، بل يقيّد العمليات المتاحة عليها.

كيفية وراثة الصلاحيات

يرث المجلد الذي لا يحتوي على صلاحيات مباشرة صلاحيات أقرب مجلد أب لديه صلاحيات محددة. وبمجرد إضافة صلاحيات مباشرة إلى المجلد، فإنها تحل محل الصلاحيات الموروثة فيه.

عند صدور الصلاحيات من المصدر نفسه، تكون للصلاحية الممنوحة للمستخدم مباشرةً أولوية على صلاحية القسم. لذلك قد يكون وصول المستخدم المباشر أكثر تقييدًا من الوصول الممنوح لقسمه.

قد يظهر أحد المجلدات الأعلى في الشجرة بوصفه مجلدًا مخصصًا للتنقل فقط، حتى تتمكن من الوصول إلى مجلد فرعي متاح لك. ولا تعني رؤيته أنك تملك صلاحية الوصول إلى ملفاته أو تنفيذ إجراءات الإدارة عليه.

مرئي للجميع

يتيح تفعيل مرئي للجميع للمستخدمين الذين لديهم صلاحية عرض الملفات عرض العناصر المتاحة الموجودة مباشرةً داخل المجلد وتنزيلها. ولا يمنح صلاحيات الرفع أو التعديل أو إدارة المجلد، ولا يتيح الوصول العام دون تسجيل الدخول.

ينطبق هذا الإعداد على المجلد نفسه، ولا ترثه مجلداته الفرعية تلقائيًا. كما أن إيقافه لا يزيل الوصول الذي يحصل عليه المستخدمون من خلال صلاحيات مباشرة أو موروثة.

وتظل قيود الظهور الإضافية مطبّقة على المستندات الخاضعة للتحكم التي تمر بسير عمل مراجعة نشط.

رفع الملفات العادية

افتح مجلدًا عاديًا تملك صلاحية الرفع داخله.

انقر على رفع ملفات.

اختر الملفات أو أضفها إلى منطقة السحب والإفلات في نافذة الرفع. واستخدم خيار اختيار المجلد لرفع مجلد بهيكله ومجلداته الفرعية.

ابدأ الرفع، ثم راجع نتيجة كل ملف.

ينشئ الرفع الناجح لملف عادي سجلًا للملف وإصداره الأول. ولا يبدأ سير عمل للمراجعة تلقائيًا لمجرد تعيين سير عمل لمجلد الوجهة.

توضح نافذة الرفع الوجهة وحالات التحضير والنقل والإنهاء والنجاح أو الفشل. وتعني حالة جارٍ الإنهاء أن نقل الملف انتهى، لكن التحقق والتأكيد ما زالا جاريين؛ لذلك لا تُعد العملية ناجحة بعد.

عند رفع مجموعة ملفات، تحقق من نتيجة كل ملف على حدة. فقد يشمل عدد الملفات التي تمت معالجتها ملفات فشل رفعها. استخدم إعادة محاولة الملفات الفاشلة لإعادة المحاولة دون رفع الملفات الناجحة مرة أخرى. واترك النافذة مفتوحة حتى تنتهي معالجة المجموعة.

قواعد الرفع

يجب ألا تكون الملفات فارغة، وأن تلتزم بالسعة التخزينية المخصصة والحد المسموح به لكل ملف. وتُحظر امتدادات الملفات التنفيذية والبرامج النصية، ومنها .exe، و.dll، و.bat، و.cmd، و.ps1، و.sh، و.msi، و.scr، و.com، و.vbs، و.js.

كما يجب أن تستوفي أسماء الملفات والمجلدات قواعد التسمية وحدود طول المسار المعتمدة للتخزين.

في المجلدات التي لا تطبّق اتفاقية تسمية، لا يُستبدل الملف الموجود تلقائيًا عند تكرار اسمه. فمثلًا، يحصل الملف المكرر Report.pdf على اسم مثل Report (1).pdf.

أما في المجلدات التي تطبّق اتفاقية تسمية، فتُرفض الأسماء غير المطابقة والأسماء المكررة. وتوضح رسالة الخطأ النمط المتوقع والأجزاء غير المطابقة. ويمكن أن تنجح الملفات الصحيحة ضمن المجموعة نفسها حتى لو رُفضت ملفات أخرى.

لا يقبل المجلد الذي فُعّل فيه خيار المستندات فقط رفع ملفات عادية. أنشئ مستندًا خاضعًا للتحكم، ثم ارفع إصداره بدلًا من ذلك.

عرض الملفات وتنزيلها

استخدم عرض لمعاينة التنسيقات المدعومة، وتنزيل للحصول على الملف. تُفتح ملفات PDF في عارض PDF. وتشمل تنسيقات الصور المدعومة JPG وJPEG وPNG وGIF وBMP وWebP. أما التنسيقات الأخرى، فيمكن تنزيلها وفحصها باستخدام التطبيقات المناسبة لها.

تتطلب المعاينة والتنزيل صلاحية التنزيل. وقد يظل العنصر قابلًا للتنزيل رغم كونه مقفلًا أو مُدارًا بواسطة النظام، بشرط امتلاك صلاحية القراءة اللازمة.

يُنزّل أحدث إصدار، ما لم تحدد إصدارًا أقدم من سجل الإصدارات.

عند تحديد عدة عناصر أو مجلد واختيار تنزيل، يُنشأ ملف ZIP يحتوي على أحدث الملفات المرئية والمسموح لك بتنزيلها، مع هيكل المجلدات ذي الصلة. ويُستبعد المحتوى الذي لا تملك صلاحية تنزيله.

تنزيل ملف ZIP هو وسيلة لتسليم الملفات، وليس نسخة احتياطية كاملة من Fabritec. فهو لا يتضمن سجل إصدارات المستندات بالكامل، أو الملفات المحذوفة، أو سجلات سير العمل.

فك ضغط ملف مضغوط

بالنسبة للملفات المضغوطة المؤهلة، اختر فك الضغط من إجراءات الملف، وراجع الوجهة، ثم ابدأ الاستخراج.

تظل الملفات المستخرجة خاضعة للصلاحيات واتفاقيات التسمية وقيود حجم الملفات وامتداداتها والسعة التخزينية وقواعد المستندات فقط. راجع نتائج الاستخراج؛ فقد تُرفض بعض العناصر بينما ينجح استخراج العناصر الصحيحة.

نسخ الملفات والمجلدات أو نقلها

حدد العناصر المؤهلة، ثم انقر على نسخ أو قص.

انتقل إلى مجلد الوجهة.

استخدم لصق.

راجع تقدم العملية وأي عناصر تم تخطيها أو فشلت معالجتها.

ينشئ النسخ محتوى مستقلًا، بينما ينقل القص واللصق المحتوى المحدد. وتُطبّق قواعد الوصول والتسمية الخاصة بالوجهة.

يشمل نسخ الملفات إصداراتها المسجّلة، وتكون الإصدارات المنسوخة غير مقفلة في الوجهة.

تتطلب هذه العمليات الصلاحيات المناسبة في المصدر والوجهة. وتُمنع للمستندات الخاضعة للتحكم، والعناصر المقفلة أو التي يديرها النظام، والمجلدات التي تتضمن في أي مستوى داخلها مستندات خاضعة للتحكم أو ارتباطات بسير العمل.

تعرض نافذة اللصق العناصر التي تمت معالجتها وحالات الفشل. وتُزال العناصر التي نُقلت بنجاح من الحافظة، بينما تظل العناصر التي فشلت أو تم تخطيها متاحة للمتابعة.

إعادة تسمية العناصر

استخدم إعادة تسمية أو إعادة تسمية المجلد، وأدخل اسمًا صالحًا، ثم أكد التغيير.

لا تؤدي إعادة تسمية ملف له إصدارات إلى تغيير تنسيق الملف المرفوع. وتظل اتفاقيات التسمية مطبّقة. كما تؤدي إعادة تسمية مستند خاضع للتحكم إلى تحديث عنوان مهمته المرتبطة من خلال المزامنة بين المستند والمهمة.

لا يمكن إعادة تسمية العناصر المقفلة أو التي يديرها النظام من خلال وحدة المستندات.

حذف الملفات والمجلدات

حذف ملف عادي: يمكن للمستخدم المخوّل الذي يملك صلاحية التعديل حذف ملف عادي غير مقفل ولا يديره النظام. يختفي الملف من القائمة ويصبح اسمه متاحًا للاستخدام مجددًا. ويُعد هذا حذفًا غير نهائي؛ إذ يظل المحتوى محفوظًا ويُحتسب ضمن السعة التخزينية المستخدمة. ولا يمكن حذف المستندات الخاضعة للتحكم باستخدام إجراء حذف الملفات العادية.

حذف مجلد عادي: يمكن للمستخدم الذي يملك صلاحية التحكم الكامل بالمجلد حذف مجلد مؤهل، ومجلداته الفرعية العادية، وملفاتها العادية وإصداراتها المسجّلة، بما في ذلك الملفات التي حُذفت سابقًا حذفًا غير نهائي.

يُفحص المجلد وكل ما يتبعه قبل الحذف. وتُمنع العملية عند وجود مجلدات أو ملفات محمية، أو مستندات خاضعة للتحكم، أو ارتباطات بسير العمل، أو محتوى مرتبط بعناصر أخرى في النظام، أو أحدث إصدار مقفل، أو عدم امتلاك صلاحية التحكم اللازمة في أحد المجلدات أو العناصر التابعة.

تحذير: يؤدي حذف مجلد عادي إلى إزالة المحتوى المتداخل المؤهل وإصداراته المسجّلة نهائيًا. وتتطلب استعادته وجود نسخة احتياطية. اقرأ رسالة التأكيد بعناية؛ فهذا الإجراء يختلف عن حذف ملف عادي واحد.

عند حذف عدة عناصر محددة بشكل منفصل، قد ينجح حذف بعضها ويفشل حذف البعض الآخر. راجع النتيجة المعروضة قبل إعادة المحاولة.

إنشاء مستند خاضع للتحكم

يمكن إنشاء مستند خاضع للتحكم قبل تجهيز ملفه. ويتيح ذلك تحديد مسؤولية الرفع وإجراءات المراجعة مسبقًا.

يجب أن يكون لمجلد الوجهة سير عمل مطبّق فعليًا، سواء بتعيين مباشر أو بالوراثة. كما تحتاج إلى صلاحيات إدارة المستندات والرفع داخل المجلد.

افتح مجلد الوجهة وانقر على مستند جديد.

أكمل بيانات المستند وتحقق من سير العمل المطبّق.

عيّن المراجعين لكل خطوة من خطوات سير العمل.

انقر على إنشاء المستند.

الحقل	البيانات المطلوبة
اسم المستند	اسم المستند المطلوب، مع الالتزام باتفاقية التسمية الخاصة بالمجلد عند وجودها.
الساعات المقدّرة	تقدير لا يقل عن صفر. والقيمة الافتراضية هي 0، وتعني عدم الحاجة إلى تقدير.
تاريخ البدء	تاريخ اختياري لبدء العمل المخطط له.
تاريخ الاستحقاق	تاريخ استحقاق اختياري. وعند إدخال التاريخين، يجب ألا يسبق تاريخ الاستحقاق تاريخ البدء.
المستخدم المسؤول	المستخدم المطلوب تعيينه مسؤولًا عن توفير الملف.
اختيار سير العمل / تعيين المراجعين لكل خطوة	سير العمل المحدد بناءً على إعدادات المجلد، مع مراجع واحد على الأقل لكل خطوة. وتُملأ التعيينات مسبقًا من إعدادات المجلد الافتراضية عند ضبطها.

يؤدي إنشاء المستند فورًا إلى إنشاء مهمة رفع مرتبطة به وإسنادها إلى المستخدم المسؤول. ويظهر المستند في المستندات المطلوبة، لكن المراجعة لا تبدأ حتى يُرفع إصداره الأول.

تحويل ملف عادي إلى مستند خاضع للتحكم

استخدم إجراء التحويل الخاص بالملف لإخضاع ملف عادي موجود لسير عمل المراجعة المطبّق على المجلد.

أكمل بيانات المستند، والمستخدم المسؤول، والمراجعين، وأدخل ساعات عمل فعلية أكبر من صفر. يصبح الملف المرفوع بالفعل هو الإصدار الحالي للمستند، وتبدأ المراجعة من الخطوة 1.

يتطلب التحويل ملفًا عاديًا غير مقفل ولا يديره النظام، مع وجود سير عمل مطبّق. ولا يمكن تحويل مستند خاضع للتحكم مرة أخرى.

التحويل نهائي ولا يمكن عكسه. يصبح الملف مستندًا خاضعًا للتحكم، ولا يعود مؤهلًا لإجراءات النسخ أو النقل أو الحذف الخاصة بالملفات العادية.

رفع الإصدار الأول

افتح إجراء رفع المستند من المستندات المطلوبة، أو من أيقونة الإجراء السريع في الملفات، أو من إجراءات المستند المتاحة.

اختر الملف، وأدخل الساعات الفعلية بقيمة أكبر من صفر، ثم أرسل الرفع. ولا يلزم إدخال سبب للتغيير عند رفع الإصدار الأول.

بعد تأكيد نجاح العملية، ينشئ Fabritec الإصدار v1، ويبدأ الخطوة 1، ويعيد استخدام المهمة المرتبطة نفسها للمراجعين في الخطوة الحالية. ويخرج المستند من المستندات المطلوبة وتصبح حالته قيد المراجعة.

أدخل فقط ساعات العمل التي لم تُسجّل بالفعل في المهمة. تُضاف ساعات الرفع إلى سجلات أعمال التحضير الموجودة، ولا تحل محلها.

رفع إصدار جديد

استخدم رفع إصدار جديد عندما يحتاج مستند نشط لم يكتمل سير عمله إلى تصحيح أو تغيير آخر.

يتطلب رفع الإصدار البديل ملفًا، وساعات فعلية أكبر من صفر، وسببًا يوضح التغيير. ويجب أن يكون أحدث إصدار غير مقفل، وأن تملك صلاحية رفع إصدارات المستندات وصلاحية الرفع داخل المجلد.

يزيد الرفع الناجح رقم الإصدار، ويجعله الإصدار الحالي، ويعيد بدء سير العمل نفسه من الخطوة 1. وتظل الإصدارات السابقة وقرارات مراجعتها محفوظة في السجل.

لا يمكن إعادة فتح مستند معتمد اكتمل سير عمله عن طريق رفع إصدار آخر أو تطبيق سير عمل آخر. فالاكتمال هو الحالة النهائية لهذا المستند الخاضع للتحكم.

سجل الإصدارات والبيانات الوصفية والمراجعون

افتح سجل الإصدارات للاطلاع على ملخص سير عمل المستند وإصداراته المسجّلة.

يمكن أن يعرض كل إصدار رقمه، وعلامة تمييز أحدث إصدار، والمستخدم الذي رفعه، وتاريخ الرفع، والحجم، والتنسيق، والساعات الفعلية المسجّلة، وسبب التغيير، ومعلومات القفل، وقرارات المراجعة.

وتحتفظ سجلات القرارات بخطوة المراجعة، والمراجع، والنتيجة، والتاريخ، والتعليق الاختياري.

يمكن للمستخدمين المخوّلين تنزيل إصدار سابق محدد. ولا يمكن تعديل محتوى الإصدارات المحفوظة أو حذفها بشكل منفرد. وقد تتغير إجماليات الساعات المسجّلة عند تعديل سجلات العمل المرتبطة بالمهمة من مستخدم مخوّل، دون تغيير محتوى الملفات المرفوعة.

عندما تسمح الصلاحيات، استخدم تعديل البيانات الوصفية لتحديث الساعات المقدّرة أو التواريخ أو المستخدم المسؤول. واستخدم تعديل المراجعين لتغيير التعيينات في الخطوات المؤهلة التي لم تكتمل بعد. ولا يؤدي ذلك إلى إعادة كتابة قرارات المراجعة المكتملة أو سجلها.

يمكن لمنشئ المستند أو المستخدم الذي يملك التحكم الكامل بالمجلد إدارة تعيينات المراجعين المؤهلة، مع مراعاة صلاحيات إدارة المستندات الإضافية وقيود القفل.

قفل الإصدارات وإلغاء قفلها

يمكن للمستخدم الذي يملك التحكم الكامل بالمجلد قفل إصدار ملف عادي أو إلغاء قفله من خلال إجراءات الإصدار المتاحة. وتوضح معلومات القفل المستخدم الذي طبّقه ووقت تطبيقه.

عندما يكون أحدث إصدار مقفلًا، تُمنع عمليات مثل إعادة التسمية، والتحويل، والمراجعة، ورفع إصدار بديل، والحذف المسموح به. ويظل العرض والتنزيل خاضعين لصلاحيات الوصول المعتادة.

يعيد إلغاء القفل إتاحة العمليات المسموح بها. لكنه لا يعتمد المستند، ولا ينقله إلى خطوة تالية في سير العمل، ولا ينشئ إصدارًا، ولا يعيد ضبط المهمة المرتبطة.

لا يؤدي رفض المراجعة إلى قفل الإصدار تلقائيًا. ولا يمكن إزالة الأقفال التي يديرها النظام من خلال وحدة المستندات.

التفاصيل وسجل النشاط

استخدم التفاصيل لفحص العنصر دون تغييره.

تتضمن تفاصيل الملف مساره بأسماء المجلدات، وتنسيقه، وحجمه، وإصداره الحالي، وعدد الإصدارات المحفوظة، والمستخدم الذي رفعه، والتواريخ، ومعلومات القفل، وساعات العمل أو سبب التغيير عند توفرهما، وصلاحيات الوصول الفعلية. ولا يكون للمستند الذي لم يُرفع ملفه بعد إصدار ملف حالي.

تتضمن تفاصيل المجلد مساره بأسماء المجلدات، وسير العمل المباشر أو الموروث، واتفاقية التسمية، وإعداد الظهور، وخيار المستندات فقط، ومعلومات الحماية، والتواريخ، وصلاحيات الوصول الفعلية.

يسجل سجل النشاط المتاح للمستخدمين المخوّلين إجراءات مثل الإنشاء، وإعادة التسمية، والرفع، والمراجعة، وتغيير البيانات الوصفية، وتغيير الأذونات، وتغيير سير العمل أو التسمية، والقفل.

الوصول إلى السجل مقيّد؛ فرؤية المجلد لا تمنح تلقائيًا حق الاطلاع على النشاط الخاص بكل مستند فيه.

المواقع المحمية

يدير النظام بعض المواقع في شجرة المجلدات. وتكون لقيودها أولوية على صلاحيات المجلدات العادية. راجع التنبيه المعروض والإجراءات المتاحة قبل محاولة رفع المحتوى أو تغييره.

للتعرّف على قواعد مجلد رقم المشروع والفروع التي يديرها النظام داخل المشاريع، راجع مقال مستندات المشروع ضمن وحدة المشاريع.

2. المستندات المطلوبة

تُظهر علامة تبويب المستندات المطلوبة المستندات التي ما زالت تحتاج إلى رفع ملف.

وتشمل المستندات التي تنتظر الإصدار الأول، والمستندات التي رُفضت مراجعتها الحالية وتحتاج إلى إصدار بديل.

تغطي هذه القائمة مجلدات المستندات المتاحة لك في مساحة العمل بالكامل، بما فيها مجلدات المشاريع المتاحة. ولا يؤدي تغيير المجلد المحدد في الملفات إلى تضييق نطاق القائمة.

تعرض الشارة العدد الكامل للمستندات المتاحة التي تنتظر الرفع، وليس عدد عناصر الصفحة الحالية فقط. وتُعرض البطاقات على صفحات، بحد أقصى 12 بطاقة في الصفحة.

قراءة بطاقة المستند المطلوب

تعرض البطاقة اسم المستند والمجلد الذي يحتوي عليه، وحالة الرفع المطلوبة حاليًا، والساعات المقدّرة، والمستخدم المسؤول، وتاريخ الاستحقاق، وإجراء الرفع المتاح.

وسّع تقدم سير العمل للاطلاع على خطوات المراجعة المرقّمة وحالاتها.

عند رفع الملف للمرة الأولى، استخدم رفع إصدار. أما المستند المعاد بعد الرفض، فيظهر أنه يتطلب تعديلًا، مع خيارَي عرض التعليقات ورفع إصدار جديد.

التعامل مع التعديلات المطلوبة

انقر على عرض التعليقات لفتح سجل مراجعة الإصدار المرفوض.

اقرأ القرار، واسم المراجع، والخطوة، والتاريخ، وأي تعليق مسجّل.

صحح الملف، ثم انقر على رفع إصدار جديد.

أدخل سبب التغيير والساعات الفعلية الإضافية، ثم أرسل الإصدار.

تعليقات المراجعة اختيارية، لذلك قد يوضح السجل عدم وجود تعليق.

بعد رفع الإصدار البديل بنجاح، يخرج المستند من المستندات المطلوبة وتبدأ المراجعة من الخطوة 1. وتظل قرارات الرفض السابقة متاحة في السجل، لكنها لا تُبقي المستند ضمن المستندات المطلوبة بعد بدء مراجعة إصدار جديد.

قد يكون إجراء الرفع معطّلًا بسبب قفل الإصدار، أو لأن المحتوى يديره النظام، أو لعدم كفاية صلاحيات الرفع. ولا يكفي تعيينك مستخدمًا مسؤولًا لتجاوز هذه القيود.

عندما تكون القائمة فارغة

تعني رسالة لا توجد مستندات بانتظار الرفع أنه لا يوجد مستند متاح لك في مساحة العمل يحتاج إلى رفع أولي أو إصدار معدّل. ولا تعني أن مساحة العمل لا تحتوي على ملفات.

3. مراجعاتي

تعرض علامة تبويب مراجعاتي المستندات التي تنتظر حاليًا قرارك في خطوة سير العمل النشطة.

تشمل القائمة تعيينات المراجعة المتاحة لك في مساحة العمل بالكامل، بما فيها مستندات المشاريع المتاحة. وتعرض الشارة إجمالي المراجعات المعلّقة، بينما تُعرض البطاقات على صفحات، بحد أقصى 12 بطاقة في الصفحة.

مراجعة مستند

ابحث عن المستند، وتحقق من مجلده والخطوة الحالية وتاريخ الاستحقاق.

استخدم عرض للمعاينة بالتنسيقات المدعومة، أو تنزيل لفحص الملف.

انقر على مراجعة، وتأكد من المستند والإصدار والخطوة التي تراجعها.

أضف تعليقًا اختياريًا، ثم اختر اعتماد أو رفض.

لا يمكن إرسال القرار إلا من مراجع معيّن في الخطوة الحالية. ويمنع قفل أحدث إصدار أو وجود المستند في موقع محمي يديره النظام تنفيذ المراجعة.

ماذا يحدث عند الاعتماد؟

يُكمل الاعتماد الخطوة الحالية ويفعّل الخطوة التالية. وتنتقل المهمة المرتبطة إلى الحالة والمراجعين المحددين للخطوة التالية.

يؤدي اعتماد الخطوة الأخيرة إلى إكمال سير العمل، وتغيير حالة المستند إلى معتمد، وإكمال المهمة المرتبطة، وإزالة جميع المكلّفين بها.

ماذا يحدث عند الرفض؟

يسجّل الرفض القرار على الإصدار الذي تمت مراجعته، ويغيّر حالة المستند إلى تعديلات مطلوبة.

تعود المهمة المرتبطة إلى المستخدم المسؤول عن الرفع، ويظهر المستند في المستندات المطلوبة على أنه يتطلب تعديلًا. وتظل المراجعة غير متاحة حتى يُرفع إصدار مصحح.

لا يُقفل الملف المرفوض تلقائيًا. وعند رفع إصدار بديل لاحقًا، تبدأ المراجعة من الخطوة 1، وليس من الخطوة التي رُفض فيها المستند.

تعدد المراجعين وسجل المراجعة

يمكن تعيين عدة مراجعين للخطوة الواحدة، لكنها تقبل قرارًا واحدًا يُطبّق عليها. وبعد أن يُكمل أحد المراجعين الخطوة، لا يستطيع مراجع آخر إرسال قرار ثانٍ للخطوة والإصدار نفسيهما.

تُنفّذ خطوات سير العمل بالتتابع، ولا يستطيع مراجعو الخطوات اللاحقة تجاوز الخطوات السابقة. وتظل القرارات مرتبطة بالإصدار الذي تمت مراجعته، بما في ذلك بعد رفع إصدارات بديلة أو إجراء تعديلات مسموح بها على قالب سير العمل.

أثناء سير العمل النشط، يخضع الوصول إلى المستندات الخاضعة للتحكم التي رُفعت لها إصدارات لقيود إضافية؛ إذ يقتصر على منشئ المستند، والمستخدم المسؤول، والمراجعين المحددين، والمستخدمين المؤهلين الذين يملكون التحكم الكامل بالمجلد. وتظل صلاحيات المجلد المعتادة مطلوبة حيثما تنطبق.

بعد الاعتماد النهائي، تُطبّق قواعد الظهور المعتادة للمجلد.

عندما تكون القائمة فارغة

تعني رسالة لا توجد مراجعات معلّقة لديك أنه لا توجد خطوة نشطة في سير العمل تتطلب قرارك حاليًا. ولا يجعل تعيينك في خطوة مستقبلية المستند متاحًا للمراجعة فورًا.

4. سير العمل

تحتوي علامة تبويب سير العمل على قوالب قابلة لإعادة الاستخدام لمراجعة المستندات. ويحدد سير العمل ترتيب الخطوات وحالة المهمة المرتبطة بكل خطوة. أما المراجعون، فيُحددون من خلال الإعدادات الافتراضية للمجلد أو داخل كل مستند.

التعرّف على بطاقة سير العمل

تعرض كل بطاقة اسم سير العمل، وعدد الخطوات وتسلسلها، والإجراء والحالة الافتراضية للمهمة في كل خطوة، وعدد المستندات التي تستخدمه. ويمكن للمستخدمين المخوّلين تعديل مسارات سير العمل المؤهلة أو حذفها.

إنشاء سير عمل

انقر على سير عمل جديد، وأدخل اسم سير العمل بحيث يكون فريدًا.

أكمل اسم الخطوة والإجراء وحالة المهمة للخطوة الأولى.

انقر على إضافة خطوة لإضافة خطوات أخرى، ورتّبها حسب التسلسل المطلوب.

انقر على حفظ سير العمل.

الإجراء المدعوم هو مراجعة وتعليق. ويجب أن يتضمن سير العمل خطوة صالحة واحدة على الأقل.

قواعد حالات المهام

يجب أن تستخدم كل خطوة حالة المهمة نفسها المستخدمة في الخطوة السابقة أو حالة تليها، وفق ترتيب الحالات المحدد في شركتك. ويمكن لخطوتين استخدام الحالة نفسها، لكن لا يجوز لخطوة لاحقة الرجوع إلى حالة أسبق في الترتيب.

تستخدم الخطوات الجديدة افتراضيًا أول حالة وسيطة مؤهلة. وعند عدم وجود حالة وسيطة مؤهلة، اختر حالة صالحة أو عدّل إعدادات حالات المهام.

تُحجز الحالة النهائية للمهمة للإكمال التلقائي، ولا يمكن اختيارها لخطوة مراجعة.

أسماء الحالات قابلة للتخصيص. فالتسميات مثل To Do وIn Progress أو مقابلاتها العربية هي أسماء عرض؛ أما الترتيب المحدد للحالات، فهو الذي يحدد العمل المعلّق والتقدم والاكتمال.

تعيين سير عمل لمجلد

ارجع إلى الملفات، وافتح قائمة النقاط الثلاث الخاصة بالمجلد، ثم اختر تعيين سير العمل.

اختر سير العمل، وحدد المراجعين الافتراضيين لخطواته عند الحاجة، وراجع خيار المستندات فقط، ثم احفظ التعيين.

يتجاوز سير العمل المعيّن مباشرةً للمجلد سير العمل الموروث من المجلد الأب. ويرث المجلد الفرعي الذي لا يملك تعيينًا خاصًا به أقرب سير عمل مطبّق، مع تعيينات المراجعين الافتراضية الخاصة به.

تُستخدم تعيينات المراجعين الافتراضية على مستوى المجلد لملء بيانات المستندات الجديدة وعمليات التحويل اللاحقة مسبقًا. ويمكن تغييرها لكل مستند على حدة.

يجب في النهاية أن يكون لكل خطوة في المستند مراجع واحد على الأقل، حتى إذا لم يُحدد لها مراجع افتراضي في المجلد.

لا يؤدي تحديث التعيينات الافتراضية إلى تغيير المستندات الموجودة أو سجل مراجعتها.

المستندات فقط

فعّل المستندات فقط عندما تريد أن يقبل المجلد مستندات خاضعة للتحكم بدلًا من الملفات العادية.

لا يمكن تفعيل الخيار إذا كان المجلد والمجلدات التابعة المتأثرة يتضمنون ملفات عادية غير محذوفة. وعندما يكون الخيار مطبّقًا، فإنه يمنع رفع الملفات العادية، وفك ضغطها، ونسخها أو نقلها إلى الموقع المقيّد.

ويظل إجراء مستند جديد ورفع إصدارات المستندات الخاضعة للتحكم متاحين لمن يملك الصلاحيات المطلوبة.

يتبع هذا الإعداد أقرب تعيين لسير العمل. ويمكن لتعيين أقرب في شجرة المجلدات أن يحدد إعدادًا خاصًا به.

تعديل إعدادات سير العمل أو إزالتها

استخدم تعديل سير العمل لتغيير اسم القالب أو خطواته. وقد تؤدي التعديلات المسموح بها إلى تحديث المستندات التي تستخدم سير العمل بالفعل، ومعلومات الخطوات ذات الصلة في المهام المرتبطة.

لا يمكن حذف خطوة يوجد مستند نشط عليها حاليًا. وتظل قرارات المراجعة المسجّلة محفوظة حتى عند تغيير القالب.

يُمنع تغيير سير العمل الخاص بالمجلد أو إزالته إذا كانت مستندات داخل المجلد أو المجلدات التابعة المتأثرة تستخدمه. ويظل تحديث المراجعين الافتراضيين للمستندات المستقبلية مسموحًا دون تغيير القالب المعيّن.

كما يخضع تغيير إعداد المستندات فقط في تعيين سير عمل مستخدم للقيود المتعلقة بالمستندات الموجودة.

لا يمكن حذف قالب سير عمل ما دامت هناك مستندات أو إعدادات أخرى تشير إليه وتستخدمه، بما في ذلك قوالب هيكل المجلدات.

قد تؤثر تعديلات قالب سير العمل في المستندات النشطة. أما تعديلات قالب هيكل المجلدات، الموضحة لاحقًا، فلا تتزامن مع المشاريع الموجودة. هذان سلوكان مختلفان.

5. التسمية

تتيح لك علامة تبويب التسمية إنشاء أنماط قابلة لإعادة الاستخدام لأسماء الملفات وتطبيقها على مجلدات محددة.

يجمع النمط أجزاء الاسم بترتيب محدد باستخدام فاصل. ويساعد على توحيد طريقة تسمية الملفات دون اشتراط أن تكون جميع أسمائها متطابقة.

التعرّف على بطاقة اتفاقية التسمية

تعرض كل بطاقة اسم الاتفاقية، ومعاينة النمط، والفاصل، وعدد الأجزاء، ومعلومات الاستخدام. ويمكن للمستخدمين المخوّلين الوصول إلى إجراءات التعديل والحذف وفق قيود الاستخدام.

عند عدم وجود اتفاقيات، استخدم اتفاقية جديدة من الشاشة الفارغة أو من أعلى الصفحة.

إنشاء اتفاقية تسمية

انقر على اتفاقية جديدة، وأدخل اسم الاتفاقية بحيث يكون فريدًا.

اختر الفاصل: شرطة سفلية (_)، أو شرطة (-)، أو نقطة (.).

اضبط الجزء الأول من الاسم، واستخدم إضافة جزء لإضافة أجزاء أخرى.

راجع المعاينة المباشرة، ثم انقر على حفظ الاتفاقية.

تُجمع الأجزاء وفق ترتيب ظهورها.

أجزاء الاسم المتاحة

نوع السمة	الإعداد وطريقة العمل
نص ثابت	أدخل قيمة ثابتة يجب أن تطابق الجزء المقابل لها في اسم الملف.
نص تلقائي	لا تُحدد له قيمة ثابتة. يقبل هذا الجزء النص الموجود بالفعل في موضعه داخل اسم الملف، دون طلب قيمة منفصلة عند الرفع. ولا يُعد رقمًا تسلسليًا تلقائيًا.
تاريخ	اختر تنسيق التاريخ. يجب أن يحتوي هذا الجزء من اسم الملف على تاريخ صالح يطابق التنسيق، وليس بالضرورة تاريخ الرفع.

تشمل تنسيقات التاريخ الموثّقة YYYYMMDD، وYYYY-MM-DD، وDD-MM-YYYY، وYYYY-MM. وقد تحتفظ الاتفاقيات القديمة بتنسيق آخر محفوظ.

قد تتضمن الاتفاقيات القديمة أيضًا أجزاء من نوع نص متغير أو مشروع. وتظل هذه الأنواع مدعومة في الأنماط الموجودة، لكنها لا تتوفر ضمن الخيارات عند إضافة أجزاء جديدة. وقد يطلب النمط الموجود الذي يستخدم نصًا متغيرًا إدخال القيم المطلوبة أثناء الرفع.

المعاينة والتحقق

تعرض المعاينة المباشرة النمط، ومثالًا بقيم مكتملة عند توفره. وتستخدم أمثلة التاريخ تاريخًا توضيحيًا، ولا تقيّد أسماء الملفات الصحيحة بذلك التاريخ تحديدًا.

أكمل القيم الناقصة قبل الحفظ. ولا يجوز أن تتضمن القيم الثابتة أو أجزاء التاريخ المنسّقة الفاصل المحدد؛ لأن ذلك سيقسّم الجزء الواحد إلى عدة أجزاء.

مثال: يمكن أن تستخدم اتفاقية باسم Drawing standard فاصل الشرطة، ونصًا ثابتًا هو DWG، وجزء نص تلقائي، وجزء تاريخ بالتنسيق YYYYMMDD.

مثال لاسم ملف مطابق:

DWG-A101-20260920.pdf

يُطبّق النمط على اسم الملف دون امتداده. ولا ينشئ جزء النص التلقائي القيمة A101 نيابةً عنك، بل يقبل النص الموجود في ذلك الموضع.

تطبيق اتفاقية على مجلد

في الملفات، افتح قائمة النقاط الثلاث الخاصة بالمجلد، ثم اختر تعيين اتفاقية التسمية. حدد الاتفاقية، وراجع المعاينة، ثم انقر على تطبيق.

يمكن تعيين اتفاقية مباشرة واحدة فقط لكل مجلد. ويتحقق Fabritec من أسماء الملفات الموجودة قبل تطبيقها. وإذا لم تطابق بعض الأسماء النمط، يُرفض التعيين، وتظهر قائمة بالملفات والأجزاء غير المطابقة.

لا يؤدي تطبيق الاتفاقية إلى إعادة تسمية الملفات الموجودة غير المطابقة تلقائيًا. صحح الأسماء الواردة في القائمة، ثم أعد تطبيق الاتفاقية.

اتفاقيات التسمية لا تُورث. طبّقها بشكل منفصل على كل مجلد فرعي يحتاج إلى النمط نفسه.

وهناك قاعدة مستقلة عند رفع مجلد إلى وجهة تطبّق اتفاقية تسمية: تُفحص الملفات المرسلة، بما فيها الملفات داخل المجلدات المتداخلة المرفوعة. ولا يعني ذلك إنشاء تعيينات موروثة لاتفاقية التسمية على تلك المجلدات الفرعية.

القواعد أثناء تطبيق الاتفاقية

يجب أن تلتزم عمليات الرفع وإعادة التسمية والتحويل وعمليات النسخ أو النقل المؤهلة بنمط الوجهة. ولا تُفحص أسماء المجلدات نفسها وفق اتفاقيات تسمية الملفات.

تُرفض أسماء الملفات المكررة بدلًا من إضافة لاحقة تلقائية إليها. وتعرض أخطاء التسمية النمط المتوقع بالكامل والأجزاء غير المطابقة.

تؤدي إزالة اتفاقية المجلد إلى إلغاء القاعدة المباشرة دون إعادة تسمية الملفات. ولاستبدالها، أزل التعيين الحالي، ثم طبّق الاتفاقية الجديدة بعد اجتياز التحقق.

تعديل الاتفاقيات ونسخها وحذفها

يمكن تعديل الاتفاقية مباشرةً عندما لا تكون مستخدمة.

أما الاتفاقية المستخدمة، فلا يمكن الكتابة فوق إعداداتها الحالية. ويتيح مسار التعديل إنشاء اتفاقية مستقلة مبنية على النمط الموجود. امنح الاتفاقية الجديدة اسمًا فريدًا، ثم طبّقها على المجلدات المطلوبة.

يُمنع الحذف إذا كانت هناك مجلدات أو قوالب هيكل مجلدات تشير إلى الاتفاقية. أزل هذه الارتباطات قبل حذفها.

6. هيكل المجلدات

تتيح علامة تبويب هيكل المجلدات إدارة قوالب مجلدات قابلة لإعادة الاستخدام، وتُختار عند إنشاء المشاريع.

يمكن أن يتضمن القالب هيكلًا هرميًا للمجلدات، وصلاحيات المجلد الرئيسي للمشروع وكل مجلد داخله، وإعدادات الظهور، وتعيينات سير العمل، والمراجعين الافتراضيين، واتفاقيات التسمية.

يُنسخ هيكل المجلدات عند إنشاء المشروع. ولا تؤدي التغييرات اللاحقة على الهيكل إلى تغيير المشاريع الموجودة تلقائيًا.

التعرّف على بطاقات القوالب

تعرض كل بطاقة اسم الهيكل، ووصفه الاختياري، وعدد المجلدات، وعدد المشاريع التي استخدمته، وحالته نشط / غير نشط، وإجراءَي تعديل واستنساخ المتاحين.

يوضح عدد المشاريع الاستخدام السابق للقالب، ولا يعني وجود ارتباط للمزامنة المستمرة. ويمكن أن يكون الهيكل بلا مجلدات مخصصة؛ إذ تُنشأ فروع المشروع التي يديرها النظام بشكل منفصل.

إنشاء هيكل مجلدات

انقر على إنشاء هيكل مجلد جديد.

أدخل الاسم المطلوب بحيث يكون فريدًا، وأضف الوصف عند الحاجة.

انقر على إنشاء القالب.

افتح محرر القالب لبناء هيكل المجلدات وضبط إعداداته.

بناء شجرة المجلدات

انقر على تعديل في بطاقة القالب لفتح محرر شجرة المجلدات.

استخدم إضافة مجلد لإنشاء مجلد في المستوى الأول داخل القالب. واستخدم إجراءات الصف لإضافة مجلدات فرعية، أو إعادة تسمية المجلدات، أو نقلها إلى مجلد أب آخر، أو إزالتها من القالب.

لا تحتاج إلى إضافة مجلد باسم رقم المشروع. ينشئ Fabritec المجلد الرئيسي للمشروع بشكل منفصل، بينما تحدد شجرة القالب ما يوجد داخله.

على سبيل المثال، يمكن أن يتضمن الهيكل مجلدات Contract وAssembly DWG وSingle DWG وCNC.

يجب أن تكون أسماء المجلدات التي تشترك في المجلد الأب نفسه صالحة وغير مكررة. ولا يمكن نقل مجلد ليصبح داخل نفسه أو داخل أحد مجلداته التابعة.

تؤدي إزالة مجلد من القالب إلى إزالة مجلداته المتداخلة من القالب أيضًا، دون حذف المحتوى الذي سبق إنشاؤه في المشاريع الموجودة.

إعداد صلاحيات مجلد المشروع في القالب

استخدم أذونات مجلد المشروع في شريط أدوات المحرر لضبط الصلاحيات الممنوحة على المجلد الرئيسي الذي يحمل رقم المشروع الجديد.

أضف المستخدمين أو الأقسام، وحدد مستوياتهم، ثم انقر على تطبيق التغييرات. وترث المجلدات الفرعية العادية التي لا تملك صلاحيات مباشرة الصلاحيات من المجلد الأب المناسب.

هذه إعدادات للقالب تُستخدم في المشاريع المستقبلية. ولا تغيّر صلاحيات مجلدات المشاريع الموجودة بالفعل.

لا يؤدي ترك صلاحيات المجلد الرئيسي في القالب فارغة إلى منح منشئ المشروع صلاحية التعديل تلقائيًا. وتظل قواعد الوصول الموروث والإداري مطبّقة.

إعدادات كل مجلد

افتح خلية الإعدادات الخاصة بالمجلد أو الإجراء المناسب لضبط أذوناته أو سير عمله أو اتفاقية تسميته.

الأذونات والظهور: أضف صلاحيات مباشرة للمستخدمين أو الأقسام، وحدد ما إذا كان المجلد في القالب مرئيًا للجميع. تحل الصلاحيات المباشرة محل الصلاحيات الموروثة في ذلك المجلد. ويوفر خيار الظهور صلاحية القراءة والتنزيل للمستخدمين المؤهلين للوصول إلى المستندات، وليس الرفع أو التعديل.

سير العمل والمراجعون: عيّن سير عمل، وحدد المراجعين الافتراضيين لخطواته عند الحاجة. وتتطلب التعيينات الافتراضية وجود سير عمل معيّن مباشرةً لذلك المجلد في القالب. ويجب اختيار أي مراجعين لم يُحددوا مسبقًا عند إنشاء المستند. ويؤدي تغيير سير العمل أو إزالته إلى مسح التعيينات الافتراضية غير المتوافقة.

اتفاقية التسمية: حدد اتفاقية للمجلد. ولا ترثها مجلداته الفرعية.

انقر على تطبيق التغييرات لتأكيد إعدادات النافذة. ويؤدي إغلاقها دون التطبيق إلى تجاهل التغييرات التي أجريتها داخلها.

عندما تسمح الصلاحيات، تتيح نوافذ تعيين سير العمل واتفاقية التسمية أيضًا إنشاء قالب سير عمل أو اتفاقية جديدة قابلة لإعادة الاستخدام دون مغادرة المحرر. وبعد الإنشاء الناجح، يُحدد العنصر الجديد في مسودة التعيين المفتوحة؛ ويجب تطبيق إعدادات المجلد بعد ذلك.

البيانات الوصفية والحفظ التلقائي

استخدم تعديل البيانات الوصفية لتغيير اسم القالب أو وصفه.

يحفظ المحرر تلقائيًا تغييرات المجلدات المكتملة والإعدادات التي تم تطبيقها. ولا توجد خطوة حفظ منفصلة للصفحة بالكامل. تابع مؤشر جارٍ الحفظ أو تم الحفظ أو غير محفوظ.

انتظر ظهور تم الحفظ قبل المغادرة. وعند فشل الحفظ، استخدم إعادة المحاولة. ولا يُعد تحديث الصفحة وسيلة لاستعادة التغييرات المحلية غير المحفوظة.

تفعيل الهيكل أو إلغاء تفعيله أو استنساخه أو حذفه

تتوفر الهياكل النشطة فقط للاختيار عند إنشاء مشروع جديد. ويؤدي إلغاء تفعيل الهيكل إلى إزالته من خيارات المشاريع الجديدة، دون إزالة مجلدات المشاريع الموجودة أو مستنداتها.

استخدم استنساخ لإنشاء نسخة مستقلة وغير نشطة، باسم فريد يتضمن اللاحقة (Copy). وتشمل النسخة هيكل المجلدات والصلاحيات المحددة وإعدادات الظهور ومسارات سير العمل والمراجعين الافتراضيين واتفاقيات التسمية المعيّنة. راجع النسخة، وأعد تسميتها، ثم فعّلها عندما تصبح جاهزة.

يؤدي حذف الهيكل إلى إزالة تعريف القالب القابل لإعادة الاستخدام، ولا يحذف المجلدات أو المستندات التي سبق إنشاؤها منه. راجع استخدامه في المشاريع قبل الحذف. ويكون إلغاء التفعيل هو الخيار المناسب عندما يكون الهدف منع اختياره مستقبلًا فقط.

استخدام القالب والمشاريع الموجودة

تتوفر الهياكل النشطة للاختيار عند إنشاء مشروع جديد. ويُنسخ هيكل المجلدات والإعدادات المحددة في ذلك الوقت.

يوضح عدد المشاريع التي استخدمت القالب عدد المشاريع التي سبق أن اختارته، ولا يدل على وجود مزامنة مستمرة. ولا يؤدي تعديل القالب أو إلغاء تفعيله أو حذفه إلى تحديث المجلدات والمستندات التي أُنشئت في المشاريع الموجودة أو إزالتها.

تُتخطى الصلاحيات التي تشير إلى مستخدمين أو أقسام لم تعد متاحة وقت إنشاء المشروع، ويُبلّغ عن ذلك. راجع تعيينات القالب قبل استخدامه في مشروع جديد.

للتعرّف على اختيار الهيكل أثناء إنشاء المشروع والعمل على المجلدات الناتجة، راجع مقال مستندات المشروع ضمن وحدة المشاريع.

المهام المرتبطة وساعات العمل

يستخدم المستند الخاضع للتحكم مهمة مرتبطة واحدة طوال دورة الرفع والمراجعة.

مرحلة المستند	سلوك المهمة المرتبطة
بانتظار الرفع الأول	تُنشأ مهمة رفع فورًا وتُسند إلى المستخدم المسؤول عن الرفع.
المراجعة النشطة	تُسند المهمة نفسها إلى مراجعي الخطوة الحالية، وتستخدم الحالة المحددة لتلك الخطوة.
تعديلات مطلوبة	تعود المهمة إلى المستخدم المسؤول عن الرفع وإلى أول حالة ضمن حالات المهام المحددة.
إرسال إصدار بديل	تعود المهمة نفسها إلى مراجعي الخطوة 1 وحالتها.
معتمد	تنتقل المهمة إلى الحالة النهائية، ويُسجّل اكتمالها، وتُزال تعيينات المكلّفين بها.

تصف العناوين المُنشأة العمل المطلوب حاليًا، مثل رفع drawing.pdf، أو مراجعة drawing.pdf — المراجعة الهندسية، أو رفع إصدار جديد من drawing.pdf، أو تم اعتماد drawing.pdf.

المواعيد والتعيينات والمتابعون

تتزامن التعديلات المسموح بها على تواريخ المستند وساعاته المقدّرة مع المهمة المرتبطة. كما تتزامن التعديلات المقابلة على مواعيد المهمة وتقديراتها مع المستند.

أثناء مرحلة الرفع، يمثل تعيين المهمة مستخدمًا واحدًا مسؤولًا عن الرفع. وأثناء المراجعة، يمثل المكلّفون بالمهمة مراجعي الخطوة الحالية. وتظل التغييرات خاضعة لصلاحيات المستند والمهمة وقيود القفل.

يُضاف المستخدم المسؤول عن الرفع وجميع المراجعين المحددين إلى متابعي المهمة. ويوضح قسم رابط المهمة المستند المرتبط؛ وهذا الرابط مرجع للمستند، وليس صلاحية مستقلة للوصول إليه.

تتحكم دورة حياة المستند في حالة المهمة، بدلًا من تغييرها يدويًا.

تسجيل أعمال التحضير والمراجعة

يمكن تسجيل أعمال التحضير قبل رفع الإصدار الأول. وتُحفظ هذه السجلات وتُنسب إلى الإصدار v1 عند رفعه. وتُضاف الساعات الفعلية المدخلة أثناء الرفع في سجل مستقل.

تُربط سجلات العمل اليدوية الجديدة في المهمة بالإصدار الحالي. وتؤدي التعديلات المسموح بها على السجلات المرتبطة بإصدار أقدم إلى تحديث ساعات ذلك الإصدار، دون تغيير محتوى الملف أو قرارات المراجعة.

تُسجّل أوقات العمل بدقة الدقيقة الكاملة. وتُقرّب مدة العمل المدخلة عند الرفع إلى أقرب دقيقة، بحد أدنى دقيقة واحدة لأي قيمة موجبة. وتُعرض إجماليات الإصدارات بالساعات العشرية.

أثناء انتظار الرفع الأول أو الإصدار البديل، قد يؤدي تسجيل وقت عمل أكبر من صفر إلى نقل المهمة من أول حالة محددة إلى أول حالة وسيطة. وإذا كان إعداد المهام يتضمن حالتين فقط، فإنها تظل في الحالة الأولى.

لا تؤدي إضافة سجلات أخرى إلى مواصلة تقديم الحالة، كما لا يؤدي حذف سجل إلى إرجاع حالة المهمة إلى الوراء.

إشعارات المستندات

تساعد إشعارات المستندات المستخدمين على متابعة مسؤوليات الرفع وانتقال المراجعة بين الخطوات.

الحدث	من يتلقى الإشعار
إنشاء مستند ينتظر الرفع	المستخدم المسؤول عن الرفع.
تغيير المسؤول عن الرفع أثناء انتظار رفع الملف	المستخدم المسؤول الجديد.
رفع الإصدار الأول أو إصدار جديد، أو إكمال التحويل، أو تفعيل الخطوة التالية	مراجعو الخطوة الحالية.
إضافة مراجعين إلى الخطوة الحالية	المراجعون الذين أُضيفوا حديثًا.
اعتماد خطوة وسيطة، أو طلب تعديلات، أو الاعتماد النهائي	المستخدم المسؤول عن الرفع، والمستخدم الذي رفع أحدث إصدار، ومنشئ المستند، باستثناء الشخص الذي نفّذ إجراء الاعتماد أو طلب التعديلات.

قد تشمل إشعارات التعيين التي تتطلب تنفيذ عمل الشخص الذي نفّذ الإجراء نفسه، إذا كان لديه عمل مطلوب. ولا يتلقى المستخدم نسخًا مكررة من إشعار الحدث نفسه عند انطباق أكثر من صفة عليه.

يمكن للإشعار داخل التطبيق فتح واجهة الرفع أو المراجعة أو السجل المسموح بها. ولا يتجاوز الإشعار القديم تغيّر الصلاحيات أو إعادة التعيين أو القفل أو اكتمال سير العمل.

يوفر قسم المستندات في إعدادات إشعارات حسابك خيارات بدون إشعارات، أو داخل التطبيق، أو البريد الإلكتروني، أو كلاهما للأحداث المدعومة. ويكون داخل التطبيق هو الخيار الافتراضي.

إشعارات البريد الإلكتروني اختيارية، وتتطلب إعداد البريد الإلكتروني للشركة وتأكيد عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم. ولا تُرفق ملفات المستندات برسائل الإشعار، كما أن إشعارات الأجهزة الفورية (Push) غير مفعّلة للمستندات.

الأسئلة الشائعة

لماذا أستطيع رؤية مجلد دون أن أتمكن من الرفع داخله؟

قد تكون صلاحياتك مقتصرة على القراءة والتنزيل، أو قد يكون المجلد مخصصًا للتنقل فقط، أو يديره النظام. كما يتطلب رفع إصدارات المستندات الخاضعة للتحكم صلاحية مستقلة في النظام.

لماذا لا يتوفر إجراء «مستند جديد»؟

تحقق من أن الوجهة مجلد عادي له سير عمل مطبّق، وأنك تملك صلاحيات إدارة المستندات والرفع داخل المجلد. وقد تمنع المواقع المحمية إنشاء المستندات أيضًا.

لماذا لا أستطيع مراجعة مستند أُسند إليّ؟

قد لا تكون خطوتك نشطة بعد. وقد يكون المستند بانتظار إصدار بديل بعد الرفض، أو مقفلًا، أو مكتملًا، أو أُعيد تعيينه، أو سبق أن اتخذ مراجع آخر قرارًا بشأنه.

لماذا حصل الملف المرفوع على اسم مختلف؟

في المجلدات التي لا تطبّق اتفاقية تسمية، تُضاف لاحقة إلى اسم الملف العادي المكرر بدلًا من استبدال الملف الموجود. وعند تقديم إصدار بديل لمستند خاضع للتحكم، استخدم إجراء رفع الإصدار الخاص بالمستند بدلًا من رفع ملف عادي مستقل.

لماذا رُفض اسم الملف؟

تحقق من نمط التسمية المتوقع، وعدد الأجزاء، والقيم الثابتة، وتنسيق التاريخ، والفاصل، وعدم تكرار الاسم، وعدم وجود أحرف غير مسموح بها. وتوضح رسالة الخطأ القاعدة أو الأجزاء غير المطابقة.

لماذا لم يظهر تعديل هيكل المجلدات في مشروع موجود؟

تُنسخ هياكل المجلدات عند إنشاء المشروع، ولا تبقى متزامنة معه. وتؤثر تعديلات القالب في المشاريع المستقبلية. راجع مقال مستندات المشروع ضمن وحدة المشاريع للتعرّف على إدارة المجلدات داخل مشروع موجود.

هل يتيح خيار «مرئي للجميع» الوصول إلى المستندات من خارج الشركة؟

لا. يتطلب هذا الخيار تسجيل الدخول وامتلاك صلاحية عرض الملفات للوصول إلى المستندات. ولا ينشئ مشاركة عامة دون تسجيل الدخول، ولا يمنح صلاحية التعديل، ولا يلغي قيود الظهور المرتبطة بمراجعة المستندات الخاضعة للتحكم.

هل يؤدي حذف ملف عادي واحد إلى تحرير المساحة التخزينية فورًا؟

لا. يحتفظ حذف الملف العادي بمحتواه وسجله، ويستمران في شغل مساحة تخزينية. أما الحذف النهائي لمجلد عادي، فهو إجراء مختلف يجب التعامل معه بعناية.

أفضل الممارسات

نظّم المجلدات قبل الرفع. استخدم أسماء واضحة تصف محتواها، وتأكد من الوجهة قبل إضافة الملفات.

اربط الوصول بالمسؤوليات. راجع صلاحيات المستخدمين والأقسام والصلاحيات الموروثة. وفعّل مرئي للجميع فقط عندما يكون من المناسب إتاحة محتويات المجلد لجميع المستخدمين الذين لديهم صلاحية عرض الملفات.

استخدم المستندات الخاضعة للتحكم عندما تكون المراجعة مطلوبة. تأكد من سير عمل المجلد والمستخدم المسؤول والمراجعين قبل الإرسال. واستخدم الملفات العادية للمحتوى الذي لا يحتاج إلى مراجعة.

وحّد أسماء الملفات مبكرًا. اضبط اتفاقيات التسمية قبل رفع مجموعات كبيرة من الملفات. وطبّقها بشكل منفصل على كل مجلد يحتاج إليها؛ لأنها لا تُورث.

راجع «المستندات المطلوبة» و«مراجعاتي» بانتظام. عالج عمليات الرفع المعلّقة والتعديلات المطلوبة والمراجعات النشطة دون تأخير، للحفاظ على تقدم المستندات في مسارات عملها.

تحقق من الإصدار والحالة قبل استخدام المستند. أحدث إصدار مرفوع ليس بالضرورة معتمدًا. راجع الملف نفسه، وقدّم تعليقات واضحة وقابلة للتنفيذ عند طلب تعديلات.

احتفظ بالتصحيحات داخل المستند الخاضع للتحكم نفسه. ما دام سير العمل غير مكتمل، استخدم رفع إصدار جديد بدلًا من رفع نسخة ملف منفصلة. وأدخل سببًا واضحًا للتغيير، وراجع الملاحظات السابقة قبل إعادة الإرسال.

سجّل ساعات العمل دون تكرار. أدخل فقط الساعات الفعلية التي لم تُسجّل بالفعل في المهمة المرتبطة.

تأكد من نتائج الرفع قبل المغادرة. تحقق من النتيجة النهائية لكل ملف، خاصةً عند رفع مجموعة ملفات. واستخدم إعادة محاولة الملفات الفاشلة بدلًا من رفع الملفات الناجحة مرة أخرى.

راجع استخدام سير العمل قبل تعديله. تحقق من المستندات التي تستخدمه قبل تغيير خطواته أو حالات المهام المرتبطة بها؛ لأن التعديلات المسموح بها قد تؤثر في المستندات النشطة.

جهّز هياكل المجلدات قبل إعادة استخدامها. تحقق من الصلاحيات ومسارات سير العمل والمراجعين الافتراضيين وإعدادات التسمية. واستنسخ الهيكل عند إنشاء نسخة مختلفة منه، وتذكّر أن تعديلات القالب لا تحدّث المشاريع الموجودة.

راجع التحديد والمحتويات قبل الحذف. تأكد من العناصر المحددة وافحص المجلدات المتداخلة. فقد يؤدي حذف مجلد عادي إلى إزالة محتوياته المؤهلة وإصداراتها المسجّلة نهائيًا.

🔗 مقالات ذات صلة

إنشاء مشروع جديد – ربط هيكل المجلدات بالمشاريع

إعدادات الإنتاج – توحيد سير العمل

الصفحة الرئيسية – الوصول السريع إلى المشاريع النشطة

هيكل المستندات

الوصول إلى المستندات#

علامات تبويب المستندات#

قبل البدء: الوصول والصلاحيات#

1. الملفات#

التعرّف على الواجهة#

البحث والفرز وتغيير طريقة العرض#

تصفية العناصر حسب الحالة#

تحديد عدة عناصر#

إنشاء مجلد#

إجراءات المجلد#

إدارة أذونات المجلد#

مستويات صلاحيات المجلد#

كيفية وراثة الصلاحيات#

مرئي للجميع#

رفع الملفات العادية#

قواعد الرفع#

عرض الملفات وتنزيلها#

فك ضغط ملف مضغوط#

نسخ الملفات والمجلدات أو نقلها#

إعادة تسمية العناصر#

حذف الملفات والمجلدات#

إنشاء مستند خاضع للتحكم#

تحويل ملف عادي إلى مستند خاضع للتحكم#

رفع الإصدار الأول#

رفع إصدار جديد#

سجل الإصدارات والبيانات الوصفية والمراجعون#

قفل الإصدارات وإلغاء قفلها#

التفاصيل وسجل النشاط#

المواقع المحمية#

2. المستندات المطلوبة#

قراءة بطاقة المستند المطلوب#

التعامل مع التعديلات المطلوبة#

عندما تكون القائمة فارغة#

3. مراجعاتي#

مراجعة مستند#

ماذا يحدث عند الاعتماد؟#

ماذا يحدث عند الرفض؟#

تعدد المراجعين وسجل المراجعة#

عندما تكون القائمة فارغة#

4. سير العمل#

التعرّف على بطاقة سير العمل#

إنشاء سير عمل#

قواعد حالات المهام#

تعيين سير عمل لمجلد#

المستندات فقط#

تعديل إعدادات سير العمل أو إزالتها#

5. التسمية#

التعرّف على بطاقة اتفاقية التسمية#

إنشاء اتفاقية تسمية#

أجزاء الاسم المتاحة#

المعاينة والتحقق#

تطبيق اتفاقية على مجلد#

القواعد أثناء تطبيق الاتفاقية#

تعديل الاتفاقيات ونسخها وحذفها#

6. هيكل المجلدات#

التعرّف على بطاقات القوالب#

إنشاء هيكل مجلدات#

بناء شجرة المجلدات#

إعداد صلاحيات مجلد المشروع في القالب#

إعدادات كل مجلد#

البيانات الوصفية والحفظ التلقائي#

تفعيل الهيكل أو إلغاء تفعيله أو استنساخه أو حذفه#

استخدام القالب والمشاريع الموجودة#

المهام المرتبطة وساعات العمل#

المواعيد والتعيينات والمتابعون#

تسجيل أعمال التحضير والمراجعة#

إشعارات المستندات#

الأسئلة الشائعة#

لماذا أستطيع رؤية مجلد دون أن أتمكن من الرفع داخله؟#

لماذا لا يتوفر إجراء «مستند جديد»؟#

لماذا لا أستطيع مراجعة مستند أُسند إليّ؟#

لماذا حصل الملف المرفوع على اسم مختلف؟#

لماذا رُفض اسم الملف؟#

لماذا لم يظهر تعديل هيكل المجلدات في مشروع موجود؟#

هل يتيح خيار «مرئي للجميع» الوصول إلى المستندات من خارج الشركة؟#

هل يؤدي حذف ملف عادي واحد إلى تحرير المساحة التخزينية فورًا؟#

أفضل الممارسات#

🔗 مقالات ذات صلة#

الوصول إلى المستندات

علامات تبويب المستندات

قبل البدء: الوصول والصلاحيات

1. الملفات

التعرّف على الواجهة

البحث والفرز وتغيير طريقة العرض

تصفية العناصر حسب الحالة

تحديد عدة عناصر

إنشاء مجلد

إجراءات المجلد

إدارة أذونات المجلد

مستويات صلاحيات المجلد

كيفية وراثة الصلاحيات

مرئي للجميع

رفع الملفات العادية

قواعد الرفع

عرض الملفات وتنزيلها

فك ضغط ملف مضغوط

نسخ الملفات والمجلدات أو نقلها

إعادة تسمية العناصر

حذف الملفات والمجلدات

إنشاء مستند خاضع للتحكم

تحويل ملف عادي إلى مستند خاضع للتحكم

رفع الإصدار الأول

رفع إصدار جديد

سجل الإصدارات والبيانات الوصفية والمراجعون

قفل الإصدارات وإلغاء قفلها

التفاصيل وسجل النشاط

المواقع المحمية

2. المستندات المطلوبة

قراءة بطاقة المستند المطلوب

التعامل مع التعديلات المطلوبة

عندما تكون القائمة فارغة

3. مراجعاتي

مراجعة مستند

ماذا يحدث عند الاعتماد؟

ماذا يحدث عند الرفض؟

تعدد المراجعين وسجل المراجعة

عندما تكون القائمة فارغة

4. سير العمل

التعرّف على بطاقة سير العمل

إنشاء سير عمل

قواعد حالات المهام

تعيين سير عمل لمجلد

المستندات فقط

تعديل إعدادات سير العمل أو إزالتها

5. التسمية

التعرّف على بطاقة اتفاقية التسمية

إنشاء اتفاقية تسمية

أجزاء الاسم المتاحة

المعاينة والتحقق

تطبيق اتفاقية على مجلد

القواعد أثناء تطبيق الاتفاقية

تعديل الاتفاقيات ونسخها وحذفها

6. هيكل المجلدات

التعرّف على بطاقات القوالب

إنشاء هيكل مجلدات

بناء شجرة المجلدات

إعداد صلاحيات مجلد المشروع في القالب

إعدادات كل مجلد

البيانات الوصفية والحفظ التلقائي

تفعيل الهيكل أو إلغاء تفعيله أو استنساخه أو حذفه

استخدام القالب والمشاريع الموجودة

المهام المرتبطة وساعات العمل

المواعيد والتعيينات والمتابعون

تسجيل أعمال التحضير والمراجعة

إشعارات المستندات

الأسئلة الشائعة

لماذا أستطيع رؤية مجلد دون أن أتمكن من الرفع داخله؟

لماذا لا يتوفر إجراء «مستند جديد»؟

لماذا لا أستطيع مراجعة مستند أُسند إليّ؟

لماذا حصل الملف المرفوع على اسم مختلف؟

لماذا رُفض اسم الملف؟

لماذا لم يظهر تعديل هيكل المجلدات في مشروع موجود؟

هل يتيح خيار «مرئي للجميع» الوصول إلى المستندات من خارج الشركة؟

هل يؤدي حذف ملف عادي واحد إلى تحرير المساحة التخزينية فورًا؟

أفضل الممارسات

🔗 مقالات ذات صلة